Cliccando su Nuovo anticipo / fee si possono inserire uno o più anticipi, selezionando importo e condizione di pagamento (alla firma, alla consegna, etc.). Gli anticipi vengono poi recuperati da eventuali royalties maturate nel corso di validità del contratto, mentre le Fee non vengono recuperate.

Quando tutti gli anticipi sono stati inseriti, cliccando su Chiudi si ritorna alle Condizioni dei diritti.

Cliccando su aggiungi nuovo diritto potrai ora scegliere quali diritti regolamentare in acquisizione.

Seleziona tra i diritti acquisiti quelli su cui vuoi creare delle condizioni e Salva.

I diritti appariranno in arancione, in elenco. Clicca sul diritto che vuoi regolare per aprire la scheda del diritto. Scegli il Calculation Method (ossia la regola con la quale verranno fatti i conti). Di default puoi scegliere tra:

• Copie Sold (Gross): prezzo di copertina;
• Copie Sold (Net): prezzo di copertina meno IVA;
• Net Receipt: Netto ricevuto.

Una volta selezionato il metodo inserire la scala roy. Nella figura sotto si vede una scala roy definita a copies Sold net, con l’8% pagato all’autore per le prime 5.000 copie, il 9% fino alla copia 15.000 ed il 10% oltre.

Una volta inserite le condizioni si possono clicca su Salva modifiche.

Questa funzione consente di allegare documenti, immagini e altri file utili direttamente all’opera.

Le regole di Cross Accounting permettono di accorpare diverse opere degli stessi autori affinché gli anticipi vengano recuperati insieme (ogni opera non recupera quindi il suo specifico anticipo, ma la somma degli anticipi che fanno parte del gruppo di Cross Accounting).

Per inserire una regola di Cross Accounting

• Dalla scheda dell’opera clicca sul tab Cross Accounting;

• Clicca sul simbolo della modifica accanto a destra di Crea nuove regole di Cross Accounting.

• Dalla modale che si apre selezionare le Opere che partecipano al Cross accounting cliccando su Partecipa

Clicca su Conferma, e ripeti l'operazione se vuoi aggiungere altre regole.

L'Elenco di Controllo in My Royal Tree è uno strumento utile per monitorare e gestire le attività del team legate all’opera e consente di assegnare compiti specifici ai membri del team e verificare che ogni fase sia completata nei tempi previsti.

Per inserire i task di progetto relativi all'Opera :

• Dalla scheda dell’Opera clicca sul tab Elenco di controllo;
• Clicca sul simbolo "+" a destra;

Nella finestra che si apre, scegli tra due opzioni:

• Seleziona modello tra quelli disponibili nella tua anagrafica (gli Elenchi di Controllo possono essere creati, modificati e cancellati in Impostazioni → Modello Elenco di Controllo).
  
• Crea un nuovo Elenco di Controllo specifico per l’Opera.
  

In entrambi i casi il modello verrà creato e associato all'Opera.

A questo punto:

• Assegna i task agli utenti responsabili.
• Definisci una scadenza per ogni attività, in modo che vengano inviate notifiche automatiche.
• Una volta completato un task, l’utente assegnato può marcarlo come completato.
• È possibile aggiungere nuovi task direttamente dalla pagina, inserendolo su Create a Task.

Nota: Tutti i task degli Elenchi di Controllo, sia per le Opere che per le Edizioni, vengono raggruppati nella sezione Progetti. Da qui è possibile gestirli in un’unica vista, offrendo una panoramica completa della progettualità della casa editrice.

Se l'Opera fa parte di una serie, puoi indicarlo nel tab Serialità.

• Dalla scheda dell’Opera, vai al tab Serialità.
• Clicca sul simbolo della penna accanto a Crea o Associa a una serie.
  

• Nella finestra che si apre, scegli la serie a cui l’Opera appartiene.
  • Se la serie esiste già, selezionala dall’elenco
  • Se la serie non esiste, creala cliccando su “+ Crea Serialità”.

• Quando hai terminato, chiudi la finestra per salvare le modifiche.

L’Opera sarà ora collegata alla serie selezionata, permettendo una gestione più strutturata delle opere collegate tra loro.

La scheda Panoramica raccoglie le informazioni principali di un’Opera, fornendo una visione d’insieme immediata e strutturata.

Le informazioni sono suddivise in quattro sezioni principali:

1_ Informazioni sull'Opera

2_ Dettagli aggiuntivi

3_ Assistente di vendita

4_ Altre informazioni

Una volta inserite o modificate le informazioni, clicca su "Salva" per registrare i dati.

Nota: Le informazioni inserite nella scheda Panoramica verranno automaticamente richiamate nella sezione Submission in fase di invio verso editori e licenziatari, facilitando il processo di raccolta dati.

Per effettuare un carico di magazzino accedi al TAB movimenti all'interno dell'Edizione, e premi il pulsante Carica

Si aprirà una pagina dove inserire i dettagli del carico, nello specifico:

Nella sezione Costi è necessario inserire i dettagli economici del Carico, nello specifico:

• Qta: 

  La quantità di copie;

• Prezzo Unitario (netto): 

  Il costo o il prezzo per unità del bene o prodotto. Per esempio, se si caricano copie in provenienza dallo stampatore, si deve indicare il costo pagato allo stampatore per singola copia al netto dell'Iva.

• Valuta:

  La valuta utilizzata per il movimento. È essenziale specificare se si opera in Euro (€), Dollari ($) o altre valute, per garantire la coerenza nei calcoli e nei report finanziari.

• Aliquota fiscale:

  La percentuale di imposta applicata al prezzo del bene o servizio.

• Ritenuta:

  Eventuale ritenuta fiscale.

• Prezzo finale (automaticamente calcolato).

Clicca su Salva.  

Il movimento sarà registrato e associato al magazzino selezionato.

Per effettuare uno scarico di magazzino accedi al TAB Movimenti all'interno dell'Edizione, e premi il pulsante Scarica.

Si aprirà una pagina dove inserire i dettagli dello scarico, nello specifico:

Sezione Costi

Nella sezione Costi è necessario inserire i dettagli economici dello scarico, nello specifico:

• Qta:
  La quantità di copie scaricate.

• Prezzo Unitario (Netto):
  Il costo o il prezzo per unità del bene o prodotto. Per esempio, nel caso di vendite, si indica il prezzo di vendita per singola copia al netto dell’IVA.

• Valuta:
  La valuta utilizzata per il movimento. È essenziale specificare se si opera in Euro (€), Dollari ($) o altre valute, per garantire la coerenza nei calcoli e nei report finanziari.

• Aliquota Fiscale:
  La percentuale di imposta applicata al prezzo del bene o servizio.

• Ritenuta:
  Eventuale ritenuta fiscale.

• Prezzo Finale:
  Calcolato automaticamente in base ai dati forniti.

Dopo aver inserito tutti i dettagli richiesti, clicca su Salva.

Il movimento sarà registrato e associato al magazzino selezionato.

Per spostare copie tra magazzini, all'interno del TAB movimenti della specifica edizioni, premi sul simbolo del trasferimento.

Si aprirà la modale Trasferimento delle copie tra magazzini, nella quale indicare:

• Trasferisci da*: Seleziona il magazzino di origine da cui verranno trasferite le copie.
• Trasferisci a*: Seleziona il magazzino di destinazione dove le copie saranno inviate.
• Copie*: Inserisci il numero di copie che desideri trasferire.
• Data del trasferimento*: Specifica la data in cui il trasferimento deve essere registrato.
• Note (Facoltativo): Inserisci eventuali commenti o dettagli relativi al trasferimento, come motivazioni o numeri di riferimento.

Premi Salva per completare il trasferimento.

Questa funzionalità consente di configurare e regolamentare i diritti acquisiti in base ai contratti con il licenziatario, definendo regole precise per il calcolo delle royalties.

Clicca su +Aggiungi le condizioni per i diritti. My Royal Tree ti permetterà di scegliere tra i diritti che hai acquisito selezionandoli nel TAB diritti.

Dopo aver effettuato la selezione, clicca su Salva.

I diritti appariranno nel TAB:

• • • In arancione: se non ancora valorizzati.
    • In verde: una volta valorizzati.

Valorizzare un diritto

Clicca sul rettangolo arancione del diritto che vuoi valorizzare. Si aprirà una modale che ti permetterà di definire le regole associate al diritto.

Definire le Regole del Singolo Diritto

Dopo aver completato la configurazione, clicca su Salva modifiche.

Il diritto sarà ora valorizzato (e visualizzato in verde) e il TAB verrà aggiornato.

Questa funzionalità consente di registrare uno o più anticipi o fee ricevuti dal licenziatario, con la possibilità di associarli a diritti specifici.

Clicca su +Aggiungi anticipo / fee.

Si aprirà una modale per l’inserimento dei dettagli richiesti:

Una volta compilati tutti i campi, clicca su +Aggiungi.

Ripeti l’operazione per inserire ulteriori anticipi o fee, se necessario.

La scheda Panoramica fornisce una visione d'insieme dell'anagrafica selezionata. Qui troverai i dati essenziali della tua casa editrice, un riepilogo delle informazioni principali e un accesso rapido alle altre schede di gestione.

Modifica i dati e clicca su Salva per rendere i cambi effettivi

In questa sezione puoi consultare i dettagli del piano di abbonamento attivo su My Royal Tree, verificare lo stato della fatturazione e gestire eventuali aggiornamenti o modifiche al tuo piano.

Da questa scheda puoi gestire gli utenti associati all’anagrafica, assegnare ruoli e permessi e invitare nuovi membri del team a collaborare. Puoi creare un nuovo utente o invitare un utente esistente alla tua anagrafica.

1. Per aggiungere un nuovo utente al sistema, clicca su + Crea utente, in alto a destra.

Compila i seguenti campi:

Clicca su Salva per completare la creazione dell’utente

2. Per invitare un utente alla tua anagrafica, invece:

• Clicca su Invita utente, in alto a destra;
• Inserisci l’indirizzo e-mail dell’utente;
• Personalizza il messaggio di invito (facoltativo);
• Seleziona le sezioni a cui avrà accesso;
• Clicca su Invia invito.

L’utente riceverà una mail con le istruzioni per accedere all’anagrafica e iniziare a lavorare nel sistema.

La sezione Distributori ti permette di gestire i partner con cui collabori per la distribuzione dei tuoi titoli. Qui puoi aggiungere nuovi distributori, aggiornare quelli esistenti e impostare condizioni di vendita personalizzate.

Per aggiungere un nuovo distributore clicca su + Aggiungi nuovo distributore. 

Compila i seguenti campi:

Dopo aver inserito i dati, clicca su Salva per completare l’operazione.

In questa scheda imposta la frequenza standard per la ricezione e l'invio dei rendiconti:

Statements in - statement di cessione: la periodicità con cui ricevi i report sulle cessioni dei tuoi titoli dagli editori licenziatari.

Statements out - rendiconti agli autori: la periodicità con cui invii ai tuoi autori (o titolari di diritti) i report sulle vendite e sulle royalties maturate.

Nota:

• La frequenza impostata fungerà da valore predefinito per tutti i trasferimenti e rendiconti futuri. Tuttavia, questa impostazione può essere modificata manualmente ogni volta che crei una nuova cessione o aggiungi una nuova opera;
• Se non viene specificato diversamente, My Royal Tree applica automaticamente la frequenza annuale con inizio a gennaio (di default, gli statement di cessione e i rendiconti agli autori verranno generati una volta all'anno, coprendo il periodo gennaio-dicembre).

Per ciascuna categoria puoi modificare:

Dopo aver modificato, clicca su Salva per rendere le modifiche effettive.

Da questa scheda puoi visualizzare, modificare o aggiungere gli indirizzi associati alla tua casa editrice.

Per aggiungere un nuovo indirizzo, clicca su + Nuovo indirizzo in alto a destra.

Inseriesci:

Dopo aver modificato, clicca su Salva per rendere le modifiche effettive. 

In questa sezione puoi definire le categorie di diritti che intendi acquisire, editare e cedere con My Royal Tree.

Accedi alla sezione Impostazioni Diritti dal menu laterale all’interno delle Impostazioni generali.

Troverai una serie di diritti predefiniti già disponibili nel sistema

Per aggiungere un nuovo diritto clicca su Nuovo in alto a destra.

Inserisci:

Dopo aver inserito i dati, clicca su Salva per confermare la creazione del diritto.

Per modificare un diritto:

Clicca su Azioni > Modifica accanto al diritto che vuoi modificare.

Procedi alla modifica e clicca su Salva per rendere le modifiche effettive.

Questa sezione ti permette di configurare le modalità di calcolo delle royalties, sia quelle dovute agli autori e ai titolari di diritti (Owner), sia quelle ricevute da eventuali licenziatari.

Clicca su Impostazioni > Metodi di calcolo dal menù laterale.

Ci sono tre metodi di default:

I metodi di calcolo di default sono sufficienti per la maggior parte degli accordi.

Se invece vuoi creare un nuovo metodo di calcolo

1. Clicca su + Nuovo in alto a destra.
2. Inserisci:

Clicca su Salva per confermare la creazione del metodo di calcolo.

I metodi di applicazione consentono di impostare eccezioni alle regole generali, permettendo di applicare uno specifico metodo di calcolo in situazioni particolari.

My Royal Tree include due metodi di applicazione predefiniti:

Se i metodi di default non coprono le esigenze della tua casa editrice, puoi creare un nuovo metodo di applicazione.

Per farlo:

1. Clicca su + Nuovo in alto a destra.

2. Inserisci:

 Dopo aver configurato il metodo, clicca su Salva per applicarlo.

Questa sezione ti permette di gestire i codici ISBN associati alle tue edizioni. Troverai un elenco di ISBN già registrati nel sistema, con la rispettiva edizione collegata (se presente).

Per importare una lista di ISBN da file:

1. Clicca su Importa ISBN in alto a destra;
2. Scarica il modello cliccando su Scarica modello;
3. Compilalo con i dati richiesti, quindi caricalo e premi su Carica.

Per aggiungere un singolo ISBN:

1. Clicca su Aggiungi ISBN in alto a destra;
2. Inserisci:

Dopo aver inserito i dati, clicca su Salva per registrare l’ISBN.

Scarica e Apri il file template-import-works.xlsx

Con questo file potrai caricare le opere e i relativi autori, proprietari e condizioni generali, come la scadenza del contratto e la lingua originale.

Una volta aperto troverai i seguenti campi:

• Salva il file;

• Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Opere.

• Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica e clicca su Salva per confermare.

Questo passaggio ti permette di definire i diritti associati a ciascuna Opera oggetto dell'importazione in corso, specificando quali diritti tra quelli a sistema sono stati acquisiti e formeranno quindi da base per creare Edizioni o Cessioni.

📌 Esempio: Di un’Opera puoi avere acquisito i diritti di pubblicazione cartacea, ma non i diritti per l'adattamento cinematografico (non sarai quindi in grado di cederli).

Scarica e Apri il file template-import-work-rights.xlsx, troverai i seguenti campi:

• Salva il file;

• Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Diritti dell'Opera.

• Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica quello che ritieni e clicca su Salva per confermare

Questo passaggio ti permette di importare gli anticipi delle Opere oggetto dell'importazione in corso.

📌 Ricorda: questo passaggio non è obbligatorio, se non hai pagato alcun anticipo per le opere importate puoi ignorarlo! Se all'interno del file ci sono Opere per le quali non è stato pagato un anticipo, possono essere lasciate vuote.

Scarica e Apri il file template-import-work-advances.xlsx, troverai i seguenti campi:

• Salva il file;

• Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Anticipi dell'opera.

•  Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica se ritieni e clicca su Salva per confermare.

Questo passaggio ti permette di definire le condizioni contrattuali legate ai diritti acquisiti per ciascuna Opere dell'importazione in corso come, ad esempio, il metodo di calcolo delle royalties applicato e le percentuali riconosciute per ogni diritto acquisito (hardcover, ebook, ecc).

📌 Ricorda: questo passaggio è obbligatorio!

🔹 Nota: Le opere sono automaticamente separate da una riga vuota nel file per garantire una corretta elaborazione.

Scarica e Apri il file template-import-work-right-conditions.xlsx, troverai i seguenti campi: 

📌 Attenzione: per inserire uno scaglione, ad esempio il 5% sulle prime 1000 copie , e il 6% oltre, per un dato diritto, dovrai inserire una nuova riga sotto alla prima con lo scaglione successivo. Per farlo (vedi immagine sotto):

1. Rimuovi la protezione dal foglio di calcolo;
2. Inserisci nella riga del diritto la regola che vuoi applicare(esempio Copies Sold - net, dalla copia 1 alla copia 1000, 5%);
3. Inserisci una nuova riga sotto al diritto;
4. Inserisci nella riga nuova la regola successiva che vuoi (esempio Copies Sold - net, dalla copia 1000 alla copia 10.000, 6%);
5. Ripeti l'operazione fino a quando sono finiti gli scaglioni. Nell'ultimo scaglione lascia vuoto il campo Scaglione Massimo affinché il sistema lo interpreti come infinito. 
   
6. Assicurati che il campo Id opera rimanga invariato.

• Salva il file;

• Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Condizioni per i diritti dell'opera.

•  Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica se ritieni e clicca su Salva per confermare.

Questo passaggio ti permette di importare le Edizioni che hai creato partendo delle Opere oggetto dell'importazione in corso.

📌 Esempio: Se "Il nome della rosa" è stato pubblicato in hardcover, paperback ed eBook, dovrai inserire tre righe corrispondenti alle diverse edizioni.

Scarica e Apri il file template-import-editions.xlsx, troverai i seguenti campi:

Salva il file.

Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Edizioni.

Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica se ritieni e clicca su Salva per confermare.

Questo passaggio ti permette di importare le Cessioni a terzi delle Opere oggetto dell'importazione in corso.

📌 Esempio: Se hai venduto i diritti di traduzione di "Il nome della rosa" in Francia a un editore, potrai importare le condizioni contrattuali. 

Scarica e Apri il file template-import-transfers.xlsx, troverai i seguenti campi:

📌 Attenzione: Se della stessa Opera sono presenti più Cessioni, è necessario inserire una riga per Cessione. Per farlo:

1. Rimuovi la protezione dal foglio di calcolo;
2. Inserisci i dati della prima Cessione;
3. Inserisci una nuova riga sotto alla Cessione;
4. Inserisci i dati della seconda Cessione;
5. Ripeti l'operazione per ogni nuova cessione. 
   
6. Assicurati che il campo Id opera rimanga invariato.

 Salva il file.

Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Cessioni.

Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica se ritieni e clicca su Salva per confermare.

Questo passaggio ti permette di importare i diritti ceduti per le Cessioni oggetto dell'importazione in corso.

Scarica e Apri il file template-import-transfer-rights.xlsx, troverai i seguenti campi:

📌 Attenzione: i diritti relativi alla lingua verranno importati automaticamente come non esclusivi. Per modificare questa impostazione, prima di attivare l'importazione, bisogna accedere alle singole Cessioni che si vogliono modificare e manualmente cambiare le lingue effettivamente cedute.

Salva il file.

Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Trasferimenti dei diritti.

Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica se ritieni e clicca su Salva per confermare.

Questo passaggio ti permette di importare gli anticipi ricevuti dalle cessioni oggetto dell'importazione in corso.

📌 Ricorda: Questo passaggio non è obbligatorio. Se non hai pagato alcun anticipo per le cessioni, puoi ignorarlo! Se all'interno del file ci sono Cessioni per le quali non è stato ricevuto un anticipo, possono essere lasciate vuote.

Apri il file template-import-transfer-advances.xlsx, troverai i seguenti campi:

• Salva il file;

• Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Anticipi delle cessioni.

•  Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica se ritieni e clicca su Salva per confermare.

Questo passaggio ti permette di definire le condizioni contrattuali dei diritti ceduti, inclusi i metodi di calcolo delle royalties e le percentuali applicate ai trasferimenti.

📌 Ricorda: Questo passaggio è obbligatorio!

🔹 Nota: Ogni cessione deve essere separata da una riga vuota nel file per garantire una corretta elaborazione.

Scarica e Apri il file template-import-transfer-right-conditions.xlsx, troverai i seguenti campi:

Nota: se non vuoi valorizzare un diritto, puoi lasciarlo vuoto.

📌 Attenzione: Per inserire scaglioni nelle percentuali:

1. Rimuovi la protezione dal foglio di calcolo.

2. Inserisci una nuova riga per ogni scaglione successivo.

3. Compila i campi in base agli scaglioni desiderati. Esempio:

   • Copies Sold (net), da 1 a 5000 copie, 5%

   • Copies Sold (net), da 5001 a 10000 copie, 6%

4. Lascia vuoto il campo "A" per l'ultimo scaglione, in modo che venga interpretato come infinito.

Salva il file.

Carica il file compilato cliccando su Carica Modello, il tasto verde nel campo Condizioni dei trasferimenti dei diritti.

Il sistema mostrerà un’anteprima dei dati. Controlla, modifica se ritieni e clicca su Salva per confermare.